Leg de uitvaartfactuur naast de laatste begroting
Is de uitvaartfactuur hoger of lager dan u had verwacht? Pak de laatste begroting waarover u afspraken hebt gemaakt en vergelijk de bedragen per regel. Kijk waar het aantal is gewijzigd, welke kosten later zijn toegevoegd en of een betaald voorschot is verrekend. Blijft een verschil onduidelijk? Noteer de betreffende factuurregel en vraag uw uitvaartbegeleider om toelichting. Zo kunt u het gesprek voeren aan de hand van concrete bedragen.
1. Gebruik de juiste versie van de begroting
Tijdens de voorbereiding van een uitvaart kunnen keuzes veranderen. Misschien hebt u later extra rouwkaarten besteld of bleek een kleinere ruimte voldoende. Pak daarom naast de begroting ook e-mails of opdrachtbevestigingen erbij waarin wijzigingen staan. Zet de bedragen op dezelfde basis. Vergelijk bedragen inclusief btw met bedragen inclusief btw en houd het totale factuurbedrag apart van het bedrag dat u na een voorschot nog moet betalen. Lees hoe Alting & Res de kosten van een uitvaart begroot.
2. Kijk of het aantal of de prijs per stuk is veranderd
Bij sommige kosten is het aantal vooraf een schatting. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor consumpties, drukwerk of wachttijd voor rouwvervoer. Kijk eerst of het tarief per stuk, persoon of uur gelijk is gebleven. Is het tarief hetzelfde? Controleer dan welk aantal de leverancier heeft gebruikt. Is het tarief veranderd? Zoek in de afspraken terug welke prijs gold en vraag zo nodig waar het nieuwe bedrag op is gebaseerd.
3. Controleer nieuwe kosten en onderdelen die zijn vervallen
Ga bij een nieuwe factuurregel na wanneer de dienst of het product is toegevoegd. Denk aan een nabestelling van bloemen of extra tijd op de afscheidslocatie. Controleer ook de andere kant. Staat een vervallen onderdeel nog op de factuur? Kijk dan of de rekening een verrekening of afgesproken annuleringskosten vermeldt. Vraag bij een verzamelpost zoals ‘overige kosten’ om een uitsplitsing als u de bedragen niet kunt herleiden.
4. Houd een begrotingsreserve apart van de uitgaven
Op een begroting kan een bedrag staan voor onvoorziene uitgaven. Alting & Res Uitvaarten houdt hiervoor volgens de eigen FAQ 10% aan op de begroting. Ziet u op de eindfactuur nog een regel ‘onvoorzien’? Vraag dan welke uitgaven daaronder vallen en controleer of die bedragen ook op andere regels staan. Veelgestelde vragen over de uitvaartbegroting.
5. Controleer het voorschot en het bedrag dat nog openstaat
Hebt u al een voorschot betaald? Pak het betalingsbewijs erbij en vergelijk het bedrag met de verrekening op de eindfactuur. Kijk bij een verzekeringsvergoeding ook wie het geld ontvangt. Vraag bij twijfel of een bedrag rechtstreeks aan de uitvaartondernemer wordt betaald of apart aan de rechthebbende wordt uitgekeerd. Zo weet u welk bedrag u daadwerkelijk aan de uitvaartondernemer moet overmaken.
Rekenvoorbeeld met extra catering en minder rouwkaarten
In dit fictieve voorbeeld zijn alle bedragen inclusief eventuele btw. De catering is duurder doordat er meer gasten zijn afgerekend. Tegelijk zijn er minder kaarten gedrukt. De tabel toont alleen de onderdelen die zijn veranderd en is bedoeld als voorbeeld van hoe u een verschil kunt narekenen.
| Kostenpost | Begroot | Gefactureerd | Verschil |
|---|---|---|---|
| Catering | 40 × € 12 = € 480 | 45 × € 12 = € 540 | + € 60 |
| Rouwkaarten | 60 × € 2 = € 120 | 50 × € 2 = € 100 | − € 20 |
| Totaal van deze twee posten | € 600 | € 640 | + € 40 |
Vraag om uitleg met het factuurnummer erbij
Noem het factuurnummer, de betreffende kostenpost en de twee bedragen. U kunt bijvoorbeeld schrijven ‘Op de begroting staat € 480 voor catering en op de eindfactuur € 540. Kunt u aangeven welk aantal en tarief zijn gebruikt?’ Vraag bij een fout om een correctie en om bevestiging van het bedrag dat nog openstaat. Dreigt de betaaltermijn te verlopen terwijl u wacht op antwoord? Neem vóór de vervaldatum contact op en vraag welke betaalafspraak u intussen kunt maken.
Samen uw uitvaartnota doornemen
Bij Alting & Res Uitvaarten lichten wij de uitvaartnota toe tijdens het afrondende gesprek. Leg de begroting en de factuur gerust klaar en wijs aan welke regels u wilt bespreken. Neem contact op met Alting & Res Uitvaarten.
Veelgestelde vragen
Wat als het eindbedrag klopt, maar een afzonderlijke regel niet?
Vraag ook dan om uitleg. Een hogere post kan zijn weggevallen tegen een lagere post. Door de afwijkende regel te bespreken, kunt u controleren of beide wijzigingen overeenkomen met wat is geleverd of afgesproken.
Hoe controleer ik of ik een bedrag dubbel betaal?
De eerste twintig aanvragen per aanvrager of organisatie in een kalenderjaar zijn gratis. Doet u als nabestaande één aanvraag, dan valt die binnen die gratis reeks. Tarieven van de zoekservice
Wat als een wijziging alleen mondeling is besproken?
Schrijf op wat u zich herinnert, wanneer het gesprek plaatsvond en wie erbij waren. Vraag uw uitvaartbegeleider welke wijziging is vastgelegd en hoe die op de rekening is verwerkt. Vraag om een korte schriftelijke toelichting als u de uitleg met andere betrokkenen wilt delen.